Optik
Neben der inneren Struktur, dem Grundgerüst des barrierefreien PDFs, ist auch die optische Gestaltung von Bedeutung. Dazu gehören:Kontraste:
Barrierefreiheit fängt beim Design an. Achten Sie auf ausreichende Kontraste zwischen Text und Hintergrund, damit auch Personen mit Sehbeeinträchtigungen erkennen, was in Ihrem Dokument steht. Webtools helfen beim schnellen Abgleich – einen empfehlenswerten Kontrastrechner gibt’s zum Beispiel bei leserlich.info/farben.
Schriftgröße:
Die Schrift sollte so groß sein, dass die Informationen entspannt aufgenommen werden können – das gilt umso mehr für lange und komplexe Texte. Minimum sind 16 Pixel (px) oder 12 Punkt (pt). Das führt unter Umständen zu einem längeren Dokument, aber die Anwendungsfreundlichkeit wird erhöht. Ihre Kund*innen werden Ihnen danken.
Farben:
Ihr PDF enthält Anweisungen wie „Klicken Sie auf den grünen Button“? Das ist nicht barrierefrei. Stellen Sie sicher, dass Informationen ohne Farbcodierung zugänglich sind – es sollte immer Alternativen geben. Ein grüner Button kann zum Beispiel um ein Icon ergänzt werden, damit er zugeordnet werden kann. Eine Hilfestellung ist die Frage: „Würde das auch in Schwarzweiß funktionieren?“ Wenn nein, müssen Sie etwas anpassen.
Meta-Daten:
Zu guter Letzt sollten Sie die Meta-Daten Ihres PDFs pflegen. Hier ist vor allem wichtig, dass Sie einen aussagekräftigen Dokumententitel hinterlegen. Nutzende wissen dann sofort, worum es in dem Dokument geht. Zudem muss die Sprache, in der das Dokument verfasst ist, angegeben werden. Andernfalls können Screenreader den Text nicht mit der richtigen Betonung vorlesen und wichtige Informationen gehen verloren.
Mit diesen Tools kommen Sie ans Ziel
Erstellen von PDFs:
In den meisten Textverarbeitungsprogrammen gibt es die Option, das erstellte Dokument als PDF zu exportieren. Bei Google Docs findet sich diese unter „Datei“ und „Herunterladen“. In Microsoft Word wählen Sie „Speichern unter …“ und als Dateityp „PDF“. Vorher müssen Sie Ihr Dokument gemäß der oben aufgeführten Punkte optimieren.
Im professionellen Kontext ist Adobe InDesign mit dem Zusatztool MadeToTag zu empfehlen. Bei Letzterem handelt es sich um ein Plug-In, das InDesign-Dokumente als korrekt getaggte, barrierefreie PDFs vorbereitet und exportiert, unter Berücksichtigung des PDF/UA-Standards. Dies ist ein internationaler Standard für Universal Accessibility und wichtig für die Prüfung von barrierefreien PDFs.
Prüfen von PDFs:
Bevor ein barrierefreies PDF veröffentlicht wird, sollte es geprüft werden. Wenn Sie keinen Menschen mit einer Beeinträchtigung kennen, der das für Sie übernehmen kann, können Sie zu Tools greifen.
Die Bezahlversion von Adobe Acrobat liefert eine eingebaute Funktion für diesen Zweck mit. Hilfreich ist auch das Acrobat-Plug-In PDFgoHTML, das die Tag-Struktur des Dokuments übersichtlich anzeigt. Ebenfalls sinnvoll ist der PDF Accessibility Checker (PAC), der Fehler in einem PDF ausgibt. Aktuell existiert der PAC-Check nur für Windows, für Mac ist er aber in Arbeit.
Korrigieren von PDFs:
Wenn ein PDF nicht korrekt ausgegeben wird, kann man es neu erstellen, oder in der Bezahlversion von Adobe Acrobat korrigieren. Das ist besonders wichtig für Funktionen, die mit InDesign noch nicht realisierbar sind. Beispielsweise müssen Texte und Tabellen oft nachträglich angepasst werden.
Praxisbeispiel: Barrierefreie PDFs bei den Stadtwerken Flensburg
Anträge auf Glasfaser, Strom und Wasser, Preisinfos und Produktblätter – als öffentliche Institution müssen die Stadtwerke Flensburg ihre Dokumente jetzt barrierefrei zur Verfügung stellen. Wir unterstützen das kommunale Versorgungsunternehmen dabei.
Die Besonderheit der Formulare, die wir für die Stadtwerke erstellen? Sie sind nicht nur digital, sondern auch analog barrierefrei. Das heißt, dass sie auch gedruckt gut lesbar sind. Dafür braucht es eine Reihe von Anpassungen, wie das Hinzufügen von Unterstrichen bei jedem Formularfeld. Diese Felder werden beim Druck nämlich normalerweise nicht dargestellt – nur digital sind sie farbig hinterlegt.
Das Projekt ist ein Beispiel dafür, dass Accessibility allen zugutekommt – ein Phänomen, das auch als Curb-Cut- oder Bordsteinkanten-Effekt bezeichnet wird. Lösungen, die ursprünglich für Menschen mit Beeinträchtigungen konzipiert wurden, bieten oft einen Mehrwert für die Allgemeinheit.
So sind die namensgebenden abgesenkten Bordsteine auch für Eltern mit Kinderwagen hilfreich. Untertitel bei Filmen nutzen auch Menschen, die gerade laut Chips essen. Und digital optimierte Anträge auf Strom oder Wasser sind für alle Kund*innen der Stadtwerke leichter auszufüllen.
Die Dokumente, die wir für die Stadtwerke anpassen, sind etwas länger als die Vorgängerversionen, dafür aber übersichtlicher und besser lesbar – nicht nur dank korrekter Tag-Struktur und Lesezeichen, sondern auch einer größeren Schrift, mehr Weißraum und kontrastreicheren Farben.
Das Feedback ist positiv, die gesetzlichen Verpflichtungen gewahrt. Eine bessere Suchmaschinenoptimierung (SEO) – auch im Rahmen Künstlicher Intelligenz (KI) – und bessere Mobile Usability kommen als Nebeneffekte noch hinzu.
