IT-Lösungen für ein professionelles Dokumentenmanagement

Dokumente gelten als Beweismittel – auch die elektronischen. Ihre sachgerechte Archivierung, aber auch ihre Vernichtung waren Thema des IT Info Workshops am Mittwoch, 8. Juli, in der Handwerkskammer in Lübeck.
„Dokumentenmanagement ist eigentlich ein Thema für ein ganzes Semester“, begrüßte Prof. Dr. Thomas Romeyke von der Fachhochschule Lübeck die rund 60 Teilnehmer. In seinem nachfolgenden Vortrag führte er in die wichtigsten Begriffe und Definitionen ein und erklärte den konkreten Nutzen für kleine und mittelständische Unternehmen durch die Einführung eines professionellen Dokumentenmanagementsystems. Anschließend folgten Vorträge zur aktuellen Rechtslage beim Umgang mit Dokumenten und Praxisbeispiele.

Rechtslage bei elektronischen Signaturen
Insbesondere die Rechtslage bei den elektronischen Signaturen interessierte das Plenum. So gäbe es Vorschriften, nach denen Unterlagen für die Steuer zehn Jahre aufzubewahren sind. Die elektronische Signatur sei aber nach Gesetz nur fünf Jahre gültig. „Solche Rückmeldungen brauchen wir von den Unternehmen. Die Kammer nimmt sich diesem Problem an“, sagte Katrin Ostertag von der IHK zu Lübeck. „Dafür sind wir hier. Seien Sie offen und melden Sie sich“, appellierte sie an die Teilnehmer.

IT-Lösungen für KMUs
Der IT Info Workshop greift regelmäßig Themen aus der Praxis von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) auf. Ziel ist es, mit den Workshops Probleme der KMUs bei Soft- und Hardware zu thematisieren und konkrete Lösungen anzubieten. Das ist auch der Grund für „Stammkunde“ Jörg Noack: „Ich will über meinen Horizont hinaus blicken. Hier erfährt man immer wieder etwas Neues“, so der EDV-Berater aus Bad Oldesloe. „Das Problem mit der Signatur kannte ich so auch noch nicht.“

Nachhaltiges Dokumentenmanagement
Pergament und Papier versprachen noch eine Haltbarkeit von 100 Jahren, Diskette und VHS-Kassette dagegen nur noch 15 bis 30 Jahre. Nur der Mikrofilm garantiert eine Langzeitarchivierung von bis zu 500 Jahren. „Die Diskette haben Sie wunderbar aufbewahrt, aber ein Diskettenlaufwerk hat Ihr moderner Computer nicht mehr“, sagte Referent André Kleck. Das größte Problem sei immer wieder, dass das Equipment zum Auslesen der archivierten Daten verloren gehe, warnte der Experte. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte gut durchdacht und auf Nachhaltigkeit angelegt sein.

IT im betrieblichen Einsatz
Ob Dokumentenmanagement, Webseiten oder Virenschutz, IT wird im betrieblichen Alltag von allen Unternehmen zunehmend wichtiger – egal welcher Größe. Diesem Thema haben sich die Handwerkskammer Lübeck, der Arbeitskreis ITK & Neue Medien der IHK zu Lübeck und das Clustermanagement Digitale Wirtschaft Schleswig-Holstein angenommen. Gemeinsam organisieren sie alle zwei Monate einen IT Info Workshop.

Weitere Informationen
http://www.it-info-workshop.de